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Auto-organisation

Faire son planning hebdomadaire en 30 minutes à l’aide de post-it

Sandrine Roditscheff, ancienne collaboratrice de la Formation des entraîneurs Suisse

Un planning hebdomadaire est plus qu’un simple outil d’organisation. Bien utilisé, c’est un instrument motivant, qui fait gagner du temps et qui rend même les plus petits progrès perceptibles. Il donne un sentiment de sécurité aux athlètes et aux coachs en les aidant à structurer et à prioriser leurs activités. C’est aussi un instrument qui permet, à la manière d’un rétroviseur, de revenir ce qui a été fait (ou pas) et de déceler les schémas de succès.

Etablir un planning hebdomadaire en 30 minutes et 6 étapes

Vous trouverez ci-après une méthode de planification en 6 étapes. Quel que soit le support choisi – numérique ou physique (stylo, post-it et papier) – cette méthode peut être utilisée partout et en tout temps. Elle est structurée tout en étant flexible, l’idéal pour les athlètes et les coaches, qui doivent à la fois respecter des programmes d’entraînement prédéfinis et pouvoir s'ajuster à tout moment aux changements de situation.

Cette méthode présente deux avantages: elle donne une vue d'ensemble de la semaine tout en permettant de planifier dans une logique de processus.
 

Les 6 étapes d’une planification hebdomadaire permettant de progresser dans la bonne direction

1. Définir la structure de la semaine

Préparer la grille du planning hebdomadaire (axe des X: jours de la semaine; axe des Y: heures). Y intégrer les créneaux horaires (contenus) qui se répètent:
entraînement, récupération, repas, école/travail, transfert.

 

2. Répertorier les tâches

tasks_sammeln_de

Noter sur des post-it toutes les tâches/activités de la semaine à venir.
 

3. Evaluer la durée des tâches

task_dauer_de

Noter sur chaque post-it la durée (en minutes) de la tâche / l’activité concernée. Ne pas oublier de prévoir une marge de 30% env.

4. Prioriser les tâches

tasks_priorisieren_de

Prioriser les tâches/activités dans l’ordre suivant:

A = à faire et à agender immédiatement
B = pas très urgent mais très important, à agender
C = ni urgent ni important, à faire si les circonstances le permettent


 

5. Répartir les tâches

Compléter la grille en y intégrant les post-it préparés. Procéder dans l’ordre suivant:

  1. Tâches/activités A
  2. Tâches/activités B
  3. Contacts sociaux 
  4. Temps libre 
  5. Tâches/activités C

 


 

6. Contrôle et rétrospective

kontrolle_retrospektive_de

  1. Vérifier le planning en s’assurant qu’il y ait de la marge pour les imprévus.
  2. A la fin de chaque journée: Oter les tâches/activités effectuées. Repousser celles qui n’ont pas été effectuées aux jours suivants.
  3. A la fin de la semaine, répéter le point 2 et repousser les tâches/activités restées en suspens à la semaine d’après.
 

Autres considérations

Conseils

  1. C’est en forgeant qu’on devient forgeron, dit-on. Et c’est en établissant, utilisant, contrôlant et adaptant chaque semaine et chaque jour son planning qu’on obtient les résultats escomptés.
  2. Cette méthode est axée sur les processus. Cela signifie que, chaque soir, on analyse la journée écoulée et la planification de manière à pouvoir, si besoin est, procéder à des adaptations les jours suivants. 
  3. Le planning hebdomadaire devrait être établi de préférence le dimanche soir ou le lundi matin.

Trouver la forme qui convient

Il y a plusieurs façons d’établir un planning hebdomadaire. Selon sa préférence, l’athlète ou le coach peut opter pour un support numérique ou un support physique, le plus simple étant de les tester pour trouver celle qui convient le mieux.

Exemples: